Darba organizēšana ar dokumentiem

Finanses

Darba organizēšana ar personāla dokumentiemir īpaša ietekme uz administratīvās aparatūras darbības kvalitāti, kā arī darbinieku veidošanos un darba kultūru. Jo profesionālāk ir darbs, jo veiksmīgāka ir uzņēmuma darbība kopumā.

Katra uzņēmuma iekšējā darbplūsmaietver dažādas darbības uzņēmējdarbības informācijas sagatavošanai, uzturēšanai, aizpildīšanai, kopēšanai, pārsūtīšanai. Kā liecina prakse, apmēram septiņdesmit procenti visu laiku darbinieki tērē šīm darbībām. Jāatzīst, ka darba organizēšana ar dokumentiem kļūst arvien svarīgāka. Šodien šī darbība tiek uzskatīta par vienu no galvenajiem mūsdienu uzņēmuma konkurētspējas faktoriem.

Ieteicams organizēt darbu ar dokumentiemīpaša pieeja saņemtajiem un apstrādātajiem uzņēmējdarbības datiem, informācijas izplatīšanas veidošanas un maiņas procesu koordinēšana. Pareiza darba organizēšana ar dokumentiem samazina meklēšanas laiku, palielina precizitāti, datu savlaicīgumu, novērš atlaišanu.

Ņemot vērā ilgtermiņa praksi, tika izstrādāti trīs galvenie darba veidi ar dokumentāciju: jaukta, decentralizēta un centralizēta.

Pēdējā veidlapa paredz koncentrācijudažādas esošās strukturēšanas darbības vienotas vienības vadībā uzņēmumā. Šāds iedalījums var būt vispārējs vai personāla departaments, kanceleja utt. Dokumentāciju var uzturēt viena persona, kas ir sekretāre. Jebkurā gadījumā vienības vai viena darbinieka atbildība ietvers pilnu apstrādes darbību cikla īstenošanu no kvītis līdz nodošanai arhīva nodaļai. Šīs darbības ietver uzņemšanu, uzņēmējdarbības informācijas apstrādi, reģistrāciju, uzglabāšanu, izpildes kontroli, nosūtīšanu, atsauces un informācijas operācijas, sistemāšanu pirms pārsūtīšanas uz arhīvu.

Centralizēta darba organizēšana ar dokumentiemtiek uzskatīts par racionālo, un šajā ziņā, un vēl labāk. Tas jo īpaši attiecas uz mazajiem uzņēmumiem. Izmantojot šo dokumentācijas sistematizēšanas metodi, informācijas apstrādes darbību izmaksas ir ievērojami samazinātas. Turklāt darbinieku darba organizācija ir būtiski uzlabota. Izmantojot šo darba plūsmas organizāciju, biroja tehnika ir visefektīvākā, vienotība tiek panākta ar dokumentācijas apstrādes metodiskajām un vadības darbībām.

Pretēja centralizēta sistēma irdecentralizēta shēma. Šajā gadījumā katrai vienībai tiek izveidots tās dokumentācijas pakalpojums. Šajās vienībās visas darbības tiek veiktas autonomi. Decentralizētā sistēma ir raksturīgāka tām institūcijām un organizācijām, kas atšķiras teritoriāli atšķirīgā aparātā. Turklāt šī darba sistēma ir piemērota arī šiem uzņēmumiem, dokumentācija, kas atšķiras ar kādu specifiku (piemēram, ir jānodrošina informācijas aizsardzība).

Visbiežāk, starp citu, formair jaukta sistēma. Šajā gadījumā centrālajā vienībā tiek veikta noteikta daļa no visām operācijām (parasti, saņemot un apstrādājot nosūtītos un saņemtos dokumentus, uzglabāšanu, replikāciju). Uzņēmuma struktūrvienībās tiek veiktas aktivitātes drukāšanai (izveidošanai), pasūtīšanai, glabāšanai un sagatavošanai piegādei arhīvā.

Šīs vai šīs darba shēmas izvēle ar dokumentāciju tiek veikta saskaņā ar paša uzņēmuma struktūru.